Spółki i wspólnicy
Umowy spółek i ich zmiany, protokoły zgromadzeń, uchwały, zmiany kapitału, czynności dotyczące udziałów, pełnomocnictwa i oświadczenia.
Umowy spółek i zmiany umów
W zależności od rodzaju spółki i planowanej czynności forma notarialna może być wymagana przy zawarciu umowy albo statutu spółki oraz przy ich późniejszej zmianie.
Przed przygotowaniem czynności warto przekazać:
- firmę i siedzibę spółki,
- numer KRS, jeżeli spółka jest już zarejestrowana,
- aktualny tekst umowy albo statutu,
- informację, jakie postanowienia mają zostać zmienione,
- dane wspólników lub akcjonariuszy,
- dane osób uprawnionych do reprezentowania spółki,
- projekt planowanych zmian lub opis oczekiwanego rezultatu.
Zgromadzenia wspólników i akcjonariuszy
Notariusz sporządza protokoły zgromadzeń spółek w przypadkach wymaganych przez przepisy prawa, a także wtedy, gdy odpowiednia forma wynika z umowy albo statutu spółki.
Przed planowanym zgromadzeniem warto przekazać kancelarii aktualny numer KRS, umowę albo statut spółki, proponowany porządek obrad, projekty uchwał, informację o sposobie zwołania zgromadzenia oraz dane potrzebne do ustalenia osób uprawnionych do udziału i głosowania.
Jeżeli wspólnik lub akcjonariusz będzie reprezentowany przez pełnomocnika, należy również przekazać dokument pełnomocnictwa.
Jeżeli zgromadzenie ma odbyć się bez formalnego zwołania, przed czynnością należy ustalić, czy spełnione są warunki wymagane dla takiego trybu.
Zmiana umowy spółki i kapitału
Czynność może obejmować między innymi:
- zmianę firmy lub siedziby spółki,
- zmianę przedmiotu działalności,
- zmianę zasad reprezentacji lub innych postanowień umowy,
- podwyższenie albo obniżenie kapitału zakładowego,
- utworzenie nowych udziałów albo zmianę ich wartości,
- inne zmiany wymagające uchwały wspólników lub akcjonariuszy.
Zakres dokumentów zależy od rodzaju spółki i planowanej zmiany.
Zbycie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością
Jeżeli przepisy lub umowa spółki wymagają poświadczenia podpisów pod umową zbycia udziałów, strony powinny przedłożyć przygotowany dokument oraz dane osób podpisujących.
Przed czynnością warto również przekazać aktualną umowę spółki, ponieważ może ona przewidywać dodatkowe warunki zbycia udziałów, np. konieczność uzyskania zgody spółki.
Pełnomocnictwa i oświadczenia
Kancelaria sporządza również pełnomocnictwa i oświadczenia związane z wykonywaniem praw wspólników, reprezentacją spółki oraz udziałem w zgromadzeniach, jeżeli wymagana lub wybrana jest forma notarialna.
Rejestr akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej
Notariusz może również prowadzić rejestr akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej na zasadach określonych w Kodeksie spółek handlowych.
Co przesłać przed wizytą?
- numer KRS spółki,
- aktualną umowę albo statut,
- krótki opis planowanej czynności,
- projekty uchwał lub zmian, jeżeli zostały już przygotowane,
- dane wspólników, akcjonariuszy i osób reprezentujących spółkę,
- dokumenty dotyczące pełnomocników,
- informację o planowanym terminie zgromadzenia, jeżeli czynność ma dotyczyć jego protokołowania.
Po zapoznaniu się z dokumentami kancelaria potwierdzi zakres informacji i dokumentów wymaganych do konkretnej czynności.